W dobie cyfryzacji coraz więcej przedsiębiorstw oraz osób prowadzących działalność gospodarczą korzysta z rozwiązań informatycznych, które wspierają codzienne zadania powiązane z księgowością i zarządzaniem dokumentami. Jednym z takich rozwiązań jest fakturowanie on-line, które pozwala wystawianie faktur przez internet bez konieczności instalowania specjalistycznego oprogramowania na komputerze. Tego typu systemy pozwalają na szybkie i komfortowe przygotowanie dokumentów dystrybucji, często z dostępem do historii wystawionych faktur a także opcji ich edycji czy wysyłki bezpośrednio do klientów w formie elektronicznej.
Praktyczność fakturowania online powoduje, że proces zarządzania dokumentami staje się bardziej elastyczny i dostępny z różnych urządzeń podłączonych do internetu.
Program do wystawiania faktur online odbiega od tradycyjnych aplikacji tym, że działa w modelu SaaS, czyli oprogramowania jako usługi. Oznacza to, że użytkownik nie musi martwić się o instalację ani aktualizacje – wszystko odbywa się za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Funkcjonalności takich programów obejmują nie tylko i wyłącznie generowanie faktur, ale na prawdę często także zarządzanie bazą kontrahentów, generowanie raportów dystrybucji czy integrację z systemami księgowymi. Możliwość korzystania z tych narzędzi w chmurze sprawia, że są one dostępne z dowolnego miejsca, co może być przydatne dla osób pracujących zdalnie albo na prawdę bardzo często podróżujących.
System do fakturowania jest na prawdę bardzo często wykorzystywany przez niezbyt duże i średnie przedsiębiorstwa, freelancerów oraz osoby prowadzące działalność jednoosobową, gdzie uproszczenie procesów administracyjnych jest w szczególności ważne. Wdrożenie takiego systemu może wpłynąć na usprawnienie codziennych operacji związanych z dokumentacją dystrybucji i obsługą finansową. Oprócz standardowych faktur VAT sporo systemów oferuje możliwość wystawiania innych dokumentów, takich jak faktury pro forma, rachunki czy korekty. Automatyzacja tych czynności może ograniczyć liczbę błędów oraz przyspieszyć proces obsługi klienta i rozliczeń z urzędem skarbowym.
Ważnym aspektem funkcjonowania systemów do fakturowania online jest również bezpieczeństwo przechowywanych danych oraz zgodność z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego i rachunkowego. Wiele z owych rozwiązań posiada funkcje zabezpieczeń, które chronią dokumenty przed nieautoryzowanym dostępem a także umożliwiają tworzenie kopii zapasowych. Z punktu widzenia użytkownika znaczy to, że mimo pracy w środowisku internetowym dane są stosownie chronione, a dostęp do nich jest sprawdzany. Przepisy regulujące kwestie fakturowania elektronicznego określają także wymogi dotyczące przechowywania i archiwizacji dokumentów, które systemy do fakturowania online próbują spełniać w możliwie najbardziej wartościowy sposób.
Więcej informacji w tym temacie: wystawianie faktur online.
Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny, nie są poradą inwestycyjną, finansową czy prawną.
[Publikacja sponsorowana]