Kontrola kosztów i planowanie zasobów wymagają dostępu do danych, które odzwierciedlają rzeczywistą sytuację przedsiębiorstwa. Informacje o zakupach, dystrybucji, stanach magazynowych i zobowiązaniach na prawdę często powstają w różnych momentach, a ich ranking może wymagać dodatkowej pracy. Problem staje się bardziej widoczny, gdy firma obsługuje sporo zamówień, prowadzi kilka magazynów albo korzysta z różnych kanałów sprzedaży.
W takich ustaleniach oprogramowanie Comarch może być wykorzystywane do obsługi wybranych procesów i gromadzenia danych w ramach jednego środowiska informatycznego. Zakres wykorzystania zależy od konkretnego rozwiązania, rodzaju działalności oraz przyjętej konfiguracji. Podczas analizy potrzeb warto sprawdzić, które informacje są konieczne do codziennych decyzji, jak na prawdę bardzo często powinny być updatowane i kto odpowiada za ich poprawność. Sam dostęp do sporej liczby raportów nie znaczy jeszcze, że ułatwią one administrowanie. Jeżeli dane są niekompletne lub rejestrowane według różnorakich zasad, wyniki analiz mogą wymagać dodatkowego sprawdzenia.
W przedsiębiorstwach zajmujących się handlem lub produkcją szczególne znaczenie ma planowanie dostępności materiałów i produktów. Comarch ERP może wspierać ewidencję zapasów, obsługę zamówień, rejestrowanie zakupów oraz kontrolę wybranych kosztów, zależnie od używanego systemu. W praktyce samo uwarunkowanie obowiązującego stanu magazynowego nie za każdym razem wystarcza do podjęcia wyborów o kolejnym zamówieniu. Należy także uwzględnić towary już zarezerwowane, dostawy będące w drodze, terminy realizacji oraz przewidywane zapotrzebowanie. Błędne dane w jednym z owych obszarów mogą prowadzić do zakupu za ogromnej ilości materiałów albo do opóźnienia realizacji zlecenia. Dlatego ważne są reguły rejestrowania przesunięć magazynowych, przyjęć, wydań i korekt. Znaczenie ma także sposób obsługi jednostek miary, wariantów produktów a także zamienników. W firmach prowadzących działalność w kilku lokalizacjach trzebprzy tym ustalić, czy zapasy mają być analizowane osobno dla każdego magazynu, czy w ujęciu łącznym. Przyjęte rozwiązania powinny odpowiadać rzeczywistemu obiegowi towarów, a nie tylko i wyłącznie schematowi widocznemu w ustawieniach kodu.
Osobnym zagadnieniem jest połączenie systemu z narzędziami wykorzystywanymi poza głównym środowiskiem zarządzania. Przedsiębiorstwo może korzystać z platform sprzedażowych, aplikacji kurierskich, systemów płatności albo programów służących do przygotowywania analiz. W takiej sytuacji wdrożenia Comarch mogą obejmować postanowienie zakresu podmiany danych między poszczególnymi rozwiązaniami. Powinno się określić, który system przechowuje dane podstawowe, jak na prawdę często przesyłane są aktualizacje i co dzieje się, gdy przekazanie informacji nie powiedzie się. Na przykład zamówienie złożone w sklepie internetowym może wymagać pobrania danych klienta, sprawdzenia dostępności produktu, utworzenia dokumentów i przekazania informacji o wysyłce. O ile część tych czynności odbywa się samoczynnie, nadal potrzebna jest procedura postępowania w przypadku brakujących danych, anulowania transakcji albo zwrotu płatności. Integracja może również wiązać się z ograniczeniami technicznymi, kosztami utrzymania połączeń a także koniecznością implementacji ich po aktualizacji jednego z kodów. Z tego względu przed rozpoczęciem prac warto opisać bardzo ważne scenariusze wymiany informacji i sprawdzić je na przykładach obejmujących zarówno typowe operacje, jak i sytuacje nietypowe.
Po uruchomieniu systemu zmienia się sposób wykonywania części zadań, dlatego potrzebne jest monitorowanie pracy użytkowników i jakości zapisów. Nie chodzi tylko o wykrywanie awarii. Równie istotne są powtarzające się usterki w dokumentach, ręczne poprawianie danych czy różnice między raportami a realnym stanem zasobów. Ich przyczyny mogą być różnorodne: od nieprawidłowych ustawień, przez brak odpowiedniego szkolenia, po procedury niedopasowane do obowiązującej działalności. Warto rozdzielić te problemy, ponieważ każda z tych sytuacji wymaga innego działania. Zmiana konfiguracji nie pomoże, jeżeli już pracownicy nie znają zasad rejestrowania operacji, a dodatkowe szkolenie nie rozwiąże błędu wynikającego z nieprawidłowej integracji. Znaczenie ma także dokumentowanie przemian i postanowienie, kto może zatwierdzać modyfikacje wpływające na pracę innych działów. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa mogą pojawić się nowe wymagania dotyczące raportów, obiegu dokumentów albo dostępu do danych. Ich wprowadzenie musi uwzględniać wpływ na istniejące procesy, sposób rozliczania operacji oraz zakres testów potrzebnych przed zastosowaniem przemian w codziennej pracy.
Źródło informacji: serwis sprzętu komputerowego łódź.